Die NaturaDesk Anleitung

1. Das Menü: Alle Fenster einfach erklärt

Auf der linken Seite findest du dein Hauptmenü. Hier ist eine kurze Übersicht, was sich hinter den einzelnen Punkten verbirgt:

2. Die Globale Suchfunktion

Die Suchleiste oben rechts in NaturaDesk ist eine mächtige, globale Suche. Sie durchforstet blitzschnell und gleichzeitig deine Patientenkarteien, offenen Rechnungen, Kassenbucheinträge und Kalendertermine. So findest du sofort, was du brauchst, egal wo du dich aktuell im Programm befindest.

3. Der Einrichtungsassistent & Lizenz

Wenn du NaturaDesk zum allerersten Mal startest, nimmt dich unser Einrichtungsassistent an die Hand und richtet alles Schritt für Schritt ein (Praxisdaten, Steuern, Logo). Möchtest du deine Lizenz später eintragen oder ändern:

1. Klicke im Menü links ganz unten auf Einstellungen.
2. Wähle oben den Reiter "🔑 Lizenz & Upgrade" aus.
3. Klicke auf den Button "Gekauften Lizenzschlüssel eingeben".
4. Tippe deinen Code ein (den du per E-Mail beim Kauf erhalten hast) und klicke auf Aktivieren. Das System schaltet dann sofort alle Premium-Funktionen frei.

4. Daten-Import aus Fremdsystemen

Wechselst du von einem anderen Praxisprogramm zu NaturaDesk, übernimmt der Import-Assistent komplette Patientenakten, Behandlungen, Verordnungen und Dokumente vollautomatisch.

1. Gehe in die Einstellungen und wähle den Reiter Import / Migration.
2. Lemniscus: Wähle die exportierte .csv-Datei aus. Wichtig: Diese Datei muss sich zwingend im selben Windows-Ordner befinden wie die entpackten Patientenordner.
3. Soliprax: Wähle für den Import einfach die exportierte .html-Datei aus.
4. Andere Systeme: Wenn du ein anderes Programm nutzt, setze dich bitte mit dem Support in Verbindung.

5. Automatischer Update-Mechanismus

NaturaDesk hält sich selbstständig auf dem neuesten Stand, ohne dass du Setup-Dateien manuell herunterladen musst.

• • Das System prüft über einen integrierten Update-Service im Hintergrund, ob eine neue Version verfügbar ist.
• • Sobald ein Update bereitsteht, wirst du benachrichtigt und die Installation erfolgt auf Knopfdruck nahtlos im System.

6. Wie sende ich ein Feedback oder eine Frage an das Entwicklerteam?

Wir freuen uns immer über Nachrichten! Wenn du eine Idee hast, Hilfe brauchst oder einen Fehler entdeckt hast:

1. Gehe in die Einstellungen.
2. Klicke oben auf den Reiter "❓ Hilfe & Support".
3. Hier findest du rechts das Feld "Feedback & Feature-Wünsche".
4. Tippe dein Anliegen ein und klicke auf "Feedback absenden".

7. Integrierte Fernwartung

In NaturaDesk ist ein professionelles Support-Modul direkt integriert. Wenn du einmal nicht weiterweißt oder ein technisches Problem auftritt, kannst du dem Support-Team auf Knopfdruck einen sicheren, temporären Zugang zur Fernwartung gewähren. Dafür musst du keine externen Programme wie TeamViewer herunterladen oder installieren. So können wir dir schnell und unkompliziert direkt auf deinem Bildschirm helfen.

58. Läuft NaturaDesk auf meinem Computer? Alle Versionen

NaturaDesk ist ein echtes Windows-Programm. Es läuft ausschließlich unter Windows 10 und Windows 11 (64-Bit).

• • Mac, iPad oder Linux: Leider nicht – dort läuft NaturaDesk nicht.
• • Mindestens: Windows 10 (ab Version 2004), 8 GB Arbeitsspeicher, SSD mit 2 GB freiem Platz, Bildschirm ab 1280 × 768.
• • Empfohlen: Windows 11, 16 GB Arbeitsspeicher und ein Intel Core i5 / AMD Ryzen 5 – damit läuft auch das KI-Diktat schön flott.
• • Internet brauchst du für Lizenz, Updates, Kalender-Abgleich und E-Mail-Versand.

8. Patienten anlegen

Die Neuanlage ist in Sekunden erledigt:

1. Klicke links im Menü auf Patientenkartei.
2. Klicke oben links (direkt unter der Suchleiste) auf den Knopf "Neuer Patient".
3. Fülle die Felder rechts aus (Vorname, Nachname, Adresse).
4. Klicke ganz unten auf den grünen Knopf "💾 Änderungen speichern".

9. Terminkalender nutzen

Klicke im Hauptmenü auf 📅 Terminkalender. Das ist dein Terminplaner für die Praxis:

• • Neuer Termin: Klicke einfach zweimal (Doppelklick) auf die leere Stelle bei der gewünschten Uhrzeit.
• • Termin verschieben: Halte den farbigen Termin mit der Maus fest und ziehe ihn einfach woanders hin (Drag & Drop).
• • Schnell Rechnungen schreiben: Mach einen Rechtsklick auf einen Termin im Kalender. Dort gibt es Knöpfe, um ihn "als bezahlt" zu markieren oder direkt aus dem Termin eine Rechnung zu zaubern.

10. Apple/Google Kalender verknüpfen

Es gibt zwei Möglichkeiten, deinen Kalender mit NaturaDesk zu verbinden: Die einfache "Nur Lesen"-Verbindung (Basic) und die volle 2-Wege-Synchronisation (Premium).

Variante A: "Nur Lesen" über iCal-Link (Basic)

Damit sich private Termine (Urlaub, Zahnarzt) nicht mit Patienten überschneiden, kannst du deinen privaten Kalender in NaturaDesk einblenden. NaturaDesk liest deinen Kalender dann nur und markiert diese Zeiten als "graue Blöcke" (Sperrzeiten) im Praxis-Kalender. Praxistermine werden dabei nicht in deinen privaten Kalender hochgeladen und Patientendaten bleiben streng auf deinem PC!

So findest du deinen iCal-Link für den Lese-Zugriff:

Link im Programm eintragen

1. Gehe in NaturaDesk links ganz unten auf Einstellungen.
2. Wähle oben den Reiter "📧 E-Mail & Kalender".
3. Füge deinen kopierten Link (Google oder Apple) unten im Bereich "Kalender-Integrationen" in das passende Feld ein.
4. Klicke auf Speichern. Fertig!

Variante B: 2-Wege-Synchronisation (Premium)

Mit der Premium-Version kann NaturaDesk lesen und schreiben. Das bedeutet: Wenn du in NaturaDesk einen Praxistermin erstellst, taucht dieser automatisch in deinem Google Kalender auf dem Handy auf (als anonymisierter Terminblocker). Und umgekehrt landen private Handy-Termine sofort als Sperrzeiten in NaturaDesk. So hast du alles perfekt synchronisiert, ohne Links kopieren zu müssen.

1. Gehe in NaturaDesk auf Einstellungen und wähle den Reiter "📧 E-Mail & Kalender".
2. Scrolle hinunter zum Bereich "2-Wege-Sync (Premium)".
3. Klicke auf den Button "Mit Google verbinden".
4. Es öffnet sich automatisch dein Internet-Browser. Logge dich dort mit deinem Google-Konto ein.
5. Wichtige Warnmeldung von Google:
   Da NaturaDesk eine spezialisierte, lokale Software für Heilpraktiker ist und keine globale Google-Web-App, zeigt Google beim ersten Login oft eine Sicherheitswarnung an (z. B. "Diese App wurde nicht überprüft" oder "NaturaDesk ist unsicher"). Da du die Software selbst gekauft hast und genau weißt, wer der Entwickler ist (wir), kannst du diese Warnung bedenkenlos überspringen. Klicke in der Warnung unten links auf "Erweitert" (Advanced) und anschließend auf "NaturaDesk (unsicher) aufrufen".
6. Bestätige die Zugriffsrechte für den Kalender ("Zulassen" / "Continue"). Dein Browser zeigt danach an, dass die Verbindung erfolgreich war.
7. Wechsle zurück zu NaturaDesk. Dort taucht jetzt eine Liste all deiner Google-Kalender auf. Setze einfach ein Häkchen bei den Kalendern, die synchronisiert werden sollen. Fertig!

11. Termine bestätigen/erinnern per E-Mail

Patienten lieben Terminerinnerungen, damit sie ihren Arztbesuch nicht vergessen (und du keinen Leerlauf hast):

1. Gehe in den Terminkalender (oder auf deine Startseite). Mache einen Rechtsklick auf den bunten Termin.
2. Klicke entweder auf "✉️ Terminbestätigung senden" oder "⏰ Terminerinnerung senden".
3. Das Programm öffnet jetzt sofort ein fertig ausgefülltes E-Mail-Fenster. Es hängt sogar eine winzige Datei an die E-Mail an, mit der der Patient den Termin mit einem Klick in sein eigenes Handy speichern kann. Klicke einfach nur auf "Senden".

12. Aufgaben & To-Dos

Ersetze die Zettelwirtschaft am Bildschirmrand durch die digitale Aufgabenliste:

1. Wähle im Hauptmenü links den Punkt "✅ Aufgaben & To-Dos".
2. Tippe oben ein, was du nicht vergessen darfst (z.B. "Blutbild Frau Müller kontrollieren").
3. Wähle ein Datum aus, bis wann das erledigt sein muss.
4. Drücke Enter. Wenn du die Aufgabe erledigt hast, klickst du einfach auf das kleine Kästchen, um sie abzuhaken.

13. Wie schreibe ich meine Behandlungs-Notizen (Dokumentation, Body Map & Diktierfunktion)?

1. Öffne in der Patientenkartei deines Patienten den Reiter "📖 Dokumentation" (oft auch einfach Doku genannt).
2. Klicke auf "➕ Neuer Termin". Ein großes Textfeld öffnet sich, in das du alles reinschreiben kannst. Das Programm speichert deine Texte übrigens automatisch im Hintergrund ab, du kannst also nichts verlieren.
3. Willst du dir merken, wo der Patient Schmerzen hatte? Klicke auf "🧍‍♂️ Body Map".
4. Klicke einfach auf die Körper-Zeichnung. Das Programm klebt an diese Stelle eine kleine Nummer (z.B. "1"). Auf der rechten Seite kannst du dann neben der "1" schreiben: "Zwickt beim Bücken". Klicke dann auf "Speichern".
5. K.I.-Spracherkennung (Diktierfunktion): Du kannst Behandlungsnotizen einfach über ein Mikrofon einsprechen, anstatt sie zu tippen. Klicke dazu auf das Mikrofonsymbol. Das Programm nutzt eine integrierte, datenschutzkonforme Sprach-K.I., um das Diktierte sofort in Text umzuwandeln. Ein massiver Zeitsparer!

14. Der Zeitstrahl

Der Zeitstrahl ist genial, um die ganze Lebensgeschichte des Patienten auf einen Blick zu sehen (wann er welche Krankheit hatte):

1. Öffne in der Patientenkartei den Reiter "⏳ Zeitstrahl".
2. Automatisch: Wenn er den Fragebogen am Handy ausgefüllt hat (siehe nächster Punkt), klicke einfach auf "Aus Anamnese importieren". Das Programm zeichnet die Linie von alleine!
3. Manuell: Tippe z.B. einfach ein "2010" (Jahr) oder "Mit 14 Jahren" in das Datumsfeld ein. Das Programm rechnet immer das Alter passend um.
4. Tippe das Ereignis ein (z.B. "Blinddarm OP") und drücke Enter.
5. Klick auf "🔍 Detaillierte Lebensschnur öffnen". So bekommst du ein großes A4-Blatt, auf dem alles perfekt für die Besprechung gezeichnet ist.

15. Web-Anamnese nutzen (Fragebogen vorab) ab Premium

Mit dem Premium-Paket musst du den Patienten in der Praxis keine Klemmbretter mehr in die Hand drücken:

1. Gehe in die Patientenkartei auf den Reiter "📋 Anamnese".
2. Klicke auf "🔗 Neue Anamnese anfordern".
3. Das Programm gibt dir jetzt einen blauen Internet-Link. Kopiere diesen Link und schick ihn dem Patienten per E-Mail oder WhatsApp. Er kann den Fragebogen bequem abends auf dem Sofa am Handy ausfüllen.
4. Sobald er auf "Fertig" drückt, ploppt der Fragebogen bei dir im Programm unter "🧩 Addons (Web-Anamnese)" auf. Mit einem Klick auf "Übernehmen" sortiert NaturaDesk seine Antworten sauber in deine Akte ein.

16. HOLI - Frauen Flowicklung

Im Addon-Bereich (oder Hauptmenü) findest du das integrierte Modul "HOLI - Frauen Flowicklung". Dieses bietet spezialisierte Funktionen, Ansätze und Therapiepläne rund um die Frauengesundheit und Zyklusbegleitung.

17. Patientenakte exportieren (Kopie verlangt)

Jeder Patient hat das gesetzliche Recht, alles zu bekommen, was du über ihn aufgeschrieben hast. NaturaDesk löst das für dich mit einem einzigen Klick:

1. Gehe in die Patientenkartei des Patienten zum Punkt "📖 Dokumentation".
2. Klicke oben links auf den Knopf "📄 Akte Exportieren".
3. NaturaDesk sammelt jetzt vollautomatisch alle Notizen, gemalten Body-Maps und Befunde aus den letzten Jahren zusammen und baut daraus eine riesige, übersichtliche PDF-Datei, die du dem Patienten einfach geben kannst.

18. Individuelle Therapieberichte

Anstatt die komplette Patientenakte unformatiert zu exportieren, kannst du gezielte Therapieberichte für Kollegen oder Ärzte zusammenstellen.

• • Wähle spezifische Dokumentationseinträge, Notizen oder angehängte Befunde/Bilder eines Patienten aus.
• • NaturaDesk generiert daraus einen sauberen, professionell formatierten Therapiebericht als PDF mit deinem Praxis-Briefkopf.

19. Therapiepläne erstellen

NaturaDesk hat ein einfaches Baukastensystem, damit du nicht alles in Word tippen musst:

1. Gehe in der Patientenkartei zum Reiter "✨ Erstellen" (bzw. "Dokumente & Pläne").
2. Klicke auf den Knopf "Neuen Therapieplan erstellen".
3. Auf der linken Seite siehst du deine Liste mit Präparaten oder Maßnahmen. Klicke einfach auf das kleine "+", um sie für den Patienten hinzuzufügen.
4. Auf der rechten Seite kannst du nun dazuschreiben, wie oft er es einnehmen soll (Klicke auf das Stift-Symbol zum Bearbeiten).
5. Du kannst die Reihenfolge der Präparate einfach mit der Maus verschieben, indem du sie gedrückt hältst.
6. Klicke am Ende auf "Vorschau & Abschließen", um dem Patienten seinen übersichtlichen Tagesplan auszudrucken.

20. Rezepte & Verordnungen (DIN-A6)

Mit dem integrierten Rezept-Editor kannst du schnell und professionell Verordnungen im handlichen DIN-A6-Format erstellen und drucken.

• • Präparate-Bibliothek: Lege eigene Bausteine an (Präparat, Menge/N-Größe, Dosierung), um sie bei zukünftigen Rezepten mit nur einem Klick hinzuzufügen.
• • Rezept zusammenstellen: Wähle die gewünschten Mittel aus deiner Bibliothek aus oder füge individuelle, leere Zeilen hinzu.
• • Ablage & Druck: Die fertige Verordnung wird als Entwurf direkt in der digitalen Patientenakte gespeichert. Über den Button "Vorschau & Drucken" generierst du das fertige PDF für den Drucker.

21. Verträge digital unterschreiben

1. Vertrag tippen: Unter Einstellungen -> 📜 Verträge & Formulare kannst du über "+ Neue Vorlage" deinen Vertrag einmal abtippen. Nutze Wörter wie [VORNAME], damit das Programm später von alleine "Max" einsetzt.
2. Patient ausfüllen: Gehe in die Patientenkartei -> ✨ Erstellen, wähle deinen Vertrag aus der Liste und klicke auf "Dokument generieren".
3. Handy-Unterschrift: NaturaDesk zeigt dir den Vertrag jetzt am Computermonitor an, zusammen mit einem quadratischen Strichcode (QR-Code).
4. Der Patient hält sein Smartphone-Kamera auf den Computermonitor. Auf dem Handy erscheint ein Feld, wo er mit dem Finger unterschreiben kann. Diese Unterschrift wird dann automatisch in das PDF eingefügt!

22. Neue Verträge anlegen

Lies dir dazu am besten Punkt 21 durch. In Kurzform:

1. Öffne Einstellungen -> Verträge & Formulare.
2. Klicke in der Mitte auf "➕ Neue Vorlage".
3. Gib dem Vertrag einen Namen und tippe deinen Text aus Word einfach ein. Achte dabei auf die Platzhalterwörter rechts in der Hilfebox, damit der Patientenname später von alleine eingefügt wird.

23. Akten-Tags nutzen

"Tags" sind einfach nur bunte kleine Klebezettelchen. Wenn du die Akte von Herr Meier öffnest, willst du vielleicht sofort eine Warnung sehen wie "Kind", "Rollstuhl" oder einfach "Migränepatient". Dafür sind die Tags da.

1. Anlegen: Gehe in die Einstellungen -> Akten-Tags. Klicke auf "+ Neues Tag anlegen", nenne es z.B. "Allergiker" und gib ihm eine grelle rote Farbe.
2. Ankleben: Gehe in die Patientenkartei von Herr Meier auf seine Stammdaten. Wähle das Schildchen "Allergiker" aus der Liste aus und klicke auf das kleine "+". Vergiss nicht, unten auf Speichern zu drücken.
3. Fertig: Ab jetzt wird dieser bunte Hinweis deutlich sichtbar angezeigt, wenn du seine Akte öffnest.

24. Patienten-Ansprache ("Du" oder "Sie"?)

Du entscheidest, wie formell deine Praxis auftritt! In den Einstellungen kannst du dies global festlegen:

1. Gehe in die Einstellungen -> Stammdaten.
2. Wähle im Dropdown "Standard-Ansprache der Patienten" entweder "Du" oder "Sie".

Wählst du hier "Sie", formuliert NaturaDesk alle automatischen E-Mail-Texte (Terminbestätigungen, Mahnungen) vollautomatisch formell um. Das System erkennt zudem das Geschlecht und den Titel aus der Patientenakte und formuliert die Anrede perfekt aus (z.B. "Sehr geehrter Herr Prof. Dr. Müller" oder bei "Keine Angabe" geschlechtsneutral "Guten Tag Dr. Müller").

59. Doppelte Patienten zusammenführen Alle Versionen

Ein Patient wurde aus Versehen zweimal angelegt? Kein Problem – du kannst beide Akten zu einer zusammenführen:

1. Öffne links im Menü die Patientenkartei.
2. Mache in der Liste einen Rechtsklick auf einen der doppelten Patienten und wähle „Daten zusammenführen“.
3. Wähle im Fenster bei „Mit dieser Akte verschmelzen (Ziel)“ den zweiten Patienten aus.
4. Sind die Stammdaten unterschiedlich (z.B. neue Adresse), wählst du unten aus, welche behalten werden sollen.
5. Klicke auf „Zusammenführen & Speichern“ und bestätige. Alle Rechnungen, Notizen und Pläne landen in der Ziel-Akte, der doppelte Eintrag wird danach gelöscht.

25. Rechnung schreiben

Eine Rechnung zu schreiben ist super einfach:

1. Klicke im Menü links auf Rechnung schreiben.
2. Wähle oben links deinen Patienten aus der Liste aus.
3. (Optional) Wähle eine Diagnose (ICD-10) aus der Dropdown-Liste aus. Klicke dazu auf "+ Hinzufügen".
4. In der großen Tabelle: Klicke in die Spalte "Ziffer". Sobald du z.B. eine "1" oder das Wort "Aderlass" tippst, schlägt dir das Programm die passende GebüH-Leistung vor.
5. Menge und Preis werden automatisch ausgefüllt. Du kannst die Zahlen aber einfach anklicken und ändern, wenn du möchtest.
6. Um eine weitere Leistung darunter einzutragen, klicke unten auf den Text "+ Neue Leistung hinzufügen".
7. Fertig? Klicke unten rechts auf den grünen Knopf "💾 Rechnung speichern". Das fertige PDF poppt sofort auf.

26. Intelligenter Abrechnungs-Assistent (GebüH-Prüfung)

Wenn du Rechnungen schreibst, prüft das Programm im Hintergrund kontinuierlich die Plausibilität deiner Eingaben. Es warnt dich automatisch, wenn du GebüH-Ziffern kombinierst, die sich laut Verzeichnis ausschließen (z. B. Ziffer 2 und 3 am selben Tag), oder wenn ein hohes Risiko für Kürzungen durch die privaten Kassen besteht.

28. Sammelrechnungen erstellen

Manche Patienten kommen im Monat drei- oder viermal zu dir und möchten am Ende des Monats lieber nur eine einzige Rechnung haben. Das nennt man Sammelrechnung:

1. Gehe nach dem ersten Termin ganz normal auf "Rechnung schreiben" und trage deine Leistungen ein.
2. Klicke ganz unten NICHT auf den grünen "Speichern"-Knopf, sondern auf den grauen Knopf daneben: "⏸️ Als Entwurf zurückhalten". Das Programm merkt sich die Daten jetzt nur im Hintergrund.
3. Wenn der Patient das nächste Mal kommt, machst du wieder genau das Gleiche.
4. Am Ende des Monats klickst du im Menü auf Buchhaltung.
5. Gleich im ersten Reiter ("Offene Sammelrechnungen") siehst du den Patienten. Mach einen Rechtsklick auf seinen Namen und wähle "🚀 Sammelrechnung generieren". Das Programm bastelt dir jetzt ein fertiges PDF, auf dem alle Termine hübsch geordnet untereinander stehen.

30. Rechnung stornieren (bei Fehlern)

Gemäß den gesetzlichen Vorgaben (GoBD) erhält eine Rechnung nach dem Klick auf "Rechnung speichern" eine feste, fortlaufende Rechnungsnummer. Daher darf sie nicht mehr einfach gelöscht werden, sondern muss offiziell storniert werden:

1. Gehe in die Buchhaltung (Reiter "Rechnungsausgang") oder öffne einfach die Patientenkartei dieses Patienten.
2. Führe mit deiner Maus einen Rechtsklick auf die fehlerhafte Rechnung aus.
3. Klicke auf "❌ Rechnung stornieren".
4. Du kannst in das Fenster schreiben, warum du sie stornierst (z.B. "Falsche Ziffer eingetippt"), musst du aber nicht.
5. Klicke auf den roten Knopf "🚨 Ja, Stornieren". NaturaDesk streicht die Rechnung jetzt quasi mit einem dicken roten Stift durch, setzt den Betrag im System wieder auf 0,00 Euro und du kannst ganz in Ruhe eine neue, korrekte Rechnung für den Patienten erstellen.

31. Was bedeutet „Als Entwurf zurückhalten“?

Normale Rechnungen bekommen sofort eine Nummer und landen im Buchhaltungs-System. Ein Entwurf ist wie ein loser Notizzettel. Du schreibst schonmal auf, was du hast getan, aber die Rechnung ist noch nicht „echt“ und hat noch keine Nummer. Das nutzt man in erster Linie, um später mehrere Entwürfe zu einer einzigen, großen Sammelrechnung zusammenzukleben (siehe Punkt 28).

32. Entwürfe finden

Wenn du eine Rechnung nur als Entwurf zurückgehalten hast, findest du sie an zwei Orten schnell wieder:

1. Klicke im Menü links auf Buchhaltung. Gleich oben im ersten Reiter "⏸️ Offene Sammelrechnungen" liegen alle Entwürfe aller Patienten.
2. Oder: Wenn du gerade in der Patientenkartei eines bestimmten Patienten bist, klicke dort oben auf den kleinen Reiter "⏸️ Entwürfe (Sammelrechnung)".

33. Rechnungen als bezahlt markieren

Damit du weißt, wer seine Rechnung schon beglichen hat, kannst du Zahlungen im System hinterlegen:

1. Gehe links im Menü auf Buchhaltung.
2. Im ersten Reiter ("Rechnungsausgang") siehst du all deine Rechnungen. Mache einen Rechtsklick auf eine offene Rechnung.
3. Wähle "Als bezahlt markieren (Überweisung)" oder "Als bezahlt markieren (PayPal)" aus.

35. Rechnungsdesign anpassen (Logo & Farbe)

Das Design sollte natürlich zu deiner Praxis passen:

1. Gehe auf Einstellungen und klicke oben auf den Reiter "🎨 Design & Layout".
2. Dort kannst du deine Praxis-Farbe anklicken. Diese Farbe wird für Linien und Tabellen auf der Rechnung genutzt.
3. Lade dein Praxislogo hoch (klicke auf das Feld und wähle dein Bild auf dem PC aus).
4. Stelle die Schriftart und Größe so ein, wie sie dir gefällt. Klicke dann auf "👁️ Live Vorschau-PDF generieren", um sofort zu sehen, wie das finale Dokument aussehen würde.

36. Eigene Leistungen & Diagnosen (ICD-10)

NaturaDesk hat die wichtigsten GebüH-Ziffern und Diagnosen schon eingebaut. Wenn dir etwas fehlt, kannst du es in wenigen Sekunden selbst anlegen:

1. Gehe links im Menü auf Einstellungen.
2. Für Ziffern/Preise: Klicke oben auf den Reiter "💶 Leistungen". Klicke auf den Knopf "+ Neue Leistung anlegen". Gib einen Namen (z.B. "Meine Spezial-Massage") und deinen Wunschpreis ein und speichere ab.
3. Für Diagnosen: Klicke oben auf den Reiter "🩺 Diagnosen". Klicke auf "+ Neuen Code anlegen", tippe den ICD-10 Code und den Namen ein und speichere.

Die neuen Einträge werden ab sofort ganz automatisch vorgeschlagen, wenn du eine Rechnung schreibst.

37. Preisprofile (z.B. für Beihilfe oder PostB) anlegen

Manche Versicherungen (wie die Beihilfe oder PostB) erstatten nicht den vollen Standard-Satz. Damit du die Preise bei diesen Patienten nicht bei jeder Rechnung manuell anpassen musst, kannst du Profile anlegen:

1. Gehe in die Einstellungen und öffne den Reiter für deine Abrechnung/Preise.
2. Scrolle zum Bereich "Preisprofile & Abrechnungstarife" und klicke auf "+ Neues Preisprofil erstellen".
3. Gib dem Profil einen Namen und wähle aus, für welche Versicherungsart (z.B. Beihilfe, PostB, Privat) es gelten soll.
4. In der großen Tabelle rechts siehst du nun alle deine Leistungen. Klicke in die Spalte "Profilpreis (€)" und tippe den abweichenden Betrag ein. (Lässt du ein Feld leer, wird automatisch dein Standardpreis verwendet).

38. Ausgaben eintragen (Liege, Hygiene)

Damit du am Ende des Jahres eine fertige Steuererklärung hast, solltest du alle Rechnungen, die du für die Praxis bezahlst, im Programm eintragen:

1. Gehe links im Menü auf Buchhaltung.
2. Klicke oben auf den zweiten Reiter "📉 Belege & Ausgaben".
3. Trage auf der linken Seite ein: Welches Datum steht auf der Rechnung? Wofür war es (Kategorie)? Und wie viel hat es gekostet?
4. (Optional) Wenn du die Rechnung digital auf dem PC hast, kannst du sie bei "Datei wählen" als PDF anhängen. Hast du eine elektronische Rechnung (XML-Datei) vom Händler bekommen, kannst du sie über den kleinen "⚡ E-Rechnung"-Knopf automatisch ausfüllen lassen.
5. Klicke auf den roten Knopf "Ausgabe Verbuchen".

39. E-Rechnungen versenden (XRechnung)

NaturaDesk kann nicht nur eingegangene E-Rechnungen im XML-Format automatisch einlesen (siehe Punkt 38), sondern auch selbst rechtskonforme elektronische Rechnungen erstellen. Wenn du B2B/Geschäftskunden abrechnest, generiert die Software auf Wunsch das XRechnung-XML-Format, welches direkt per E-Mail aus dem Programm heraus versendet werden kann.

40. Wiederkehrende Ausgaben (Abos & Daueraufträge)

Regelmäßige Kosten (wie Miete, Software-Abos oder Versicherungen) müssen in der Buchhaltung nicht jeden Monat neu abgetippt werden.

• • Lege die Ausgabe einmalig im Kassenbuch als wiederkehrendes Abo an und definiere das Intervall (z. B. monatlich).
• • NaturaDesk trägt die Buchung zum jeweiligen Stichtag vollautomatisch in deine Finanzen ein.

42. NaturaDesk für die Steuer (ELSTER)

Wenn du keinen Steuerberater hast und das Online-Finanzamt (ELSTER) nutzt, ist NaturaDesk dein bester Freund:

1. Klicke im Menü auf Statistik & Export.
2. Wähle oben rechts das Jahr aus, das du an das Finanzamt schicken willst (z.B. 2025).
3. Klicke auf der rechten Seite auf den großen Knopf "EÜR Auswertung als PDF generieren".
4. NaturaDesk erstellt dir jetzt ein PDF. Blättere dort auf Seite 3. Dort steht eine ganz simple Tabelle ("Ausfüllhilfe"). Die Tabelle sagt dir exakt: "Trage den Betrag 1.250 Euro in ELSTER in Zeile 14 ein". Du musst quasi nur noch Zahlen von dem Blatt abtippen.

43. Export für Steuerberater (DATEV)

Wenn du einen Steuerberater hast, freut der sich am meisten über eine sogenannte "DATEV-Datei". So muss er nichts mehr abtippen:

1. Gehe zu Statistik & Export.
2. Wähle oben rechts das gewünschte Jahr (oder den Monat) aus.
3. Klicke unten rechts auf den Knopf "Steuerberater DATEV-Export (CSV)".
4. Es wird eine kleine Datei gespeichert. Diese schickst du einfach deinem Steuerberater per E-Mail. Er kann sie mit einem Klick in sein Profi-System einlesen.

44. Rechnungsausgangsjournal als PDF-Export

Zusätzlich zur normalen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) benötigen Steuerberater oft das reine Rechnungsausgangsbuch.

• • In den Finanzstatistiken kannst du das gesamte Journal eines ausgewählten Zeitraums als PDF exportieren.
• • Es enthält eine lückenlose, tabellarische Auflistung aller Belegnummern, Daten, Patienten, Beträge und Status-Informationen (inklusive klar gekennzeichneter Stornos).

45. Provisionen erfassen (Labore/Hersteller)

Wichtig für Heilpraktiker: Deine normalen Behandlungen sind von der Mehrwertsteuer befreit. Wenn dir aber Firmen (z.B. Hersteller von Nahrungsergänzungsmitteln) Geld für eine Empfehlung überweisen, ist das oft steuerlich anders zu bewerten. Daher musst du das trennen:

1. Klicke links im Menü auf "🤝 Provisionen & Einnahmen".
2. Trage das Datum ein, an dem das Geld auf deinem Konto war.
3. Wähle aus der Liste aus, wer dir das Geld geschickt hat (z.B. Hersteller von Nahrungsergänzungsmitteln).
4. Trage den Netto-Betrag ein (die Steuer rechnet das Programm von alleine drauf).
5. Klicke auf "Gutschrift Verbuchen". Am Ende des Jahres übergibt NaturaDesk diese Beträge dann perfekt getrennt an den Steuerberater.

Die steuerliche Behandlung solcher Einnahmen kann von der Behandlung heilkundlicher Leistungen abweichen. Bitte kläre Einzelheiten mit deinem Steuerberater.

46. Alte Einnahmen übernehmen (Systemwechsel)

Wenn du mitten im Jahr zu NaturaDesk wechselst, möchtest du deine bisherigen Einnahmen übernehmen, damit die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) am Jahresende komplett stimmt. Du musst dafür nicht jede alte Rechnung einzeln abtippen!

So verbuchst du deine alten Einnahmen als sonstige Einnahme:

1. Klicke links im Menü auf "🤝 Provisionen & Einnahmen".
2. Wähle bei „Art der Einnahme“ den Punkt „Übertrag aus Altsystem“.
3. Trage bei „Datum des Zahlungseingangs“ das Datum ein, an dem das Geld auf deinem Konto war.
4. Notiere bei „Beschreibung“ kurz, was enthalten ist, z.B. „Einnahmen März 2026 aus dem alten Programm“. Am übersichtlichsten ist eine Buchung pro Monat. Das Feld „Partner / Firma“ kannst du leer lassen – NaturaDesk trägt automatisch „Übertrag Altsystem“ ein.
5. Trage den Betrag ein und wähle bei der MwSt. in der Regel 0 % (umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen). Wenn du möchtest, hängst du eine Übersicht aus deinem alten Programm als Beleg an.
6. Klicke auf „Einnahme speichern“ – fertig. In der EÜR erscheint der Betrag als eigene Zeile „Übertrag aus Altsystem“ bei deinen Einnahmen, und er ist auch im DATEV-Export für deinen Steuerberater enthalten.

Darauf musst du für die Steuer achten:

• • Zuflussprinzip: Für das Finanzamt zählt immer das Datum, an dem das Geld tatsächlich auf deinem Konto eingegangen ist. Achte darauf, dass das Datum des Zahlungseingangs im aktuellen Jahr (oder dem gewünschten Zeitraum) liegt.
• • Aufbewahrungspflicht: Die originalen Rechnungen (mit den echten Patientennamen) aus deinem alten System musst du weiterhin sicher aufbewahren (10 Jahre gesetzliche Frist), damit du sie bei einer Prüfung vorzeigen kannst. Die sonstige Einnahme in NaturaDesk sorgt nur dafür, dass die Gesamtsumme in deiner EÜR stimmt.

47. Mehrere Geschäftszweige & Mandantenfähigkeit ab Premium

Besitzt du die Premium-Version von NaturaDesk, kannst du weitere Zusatzprofile anlegen – zum Beispiel, wenn du nebenbei als Wellness-Masseur oder Coach tätig bist.

1. Gehe in die Einstellungen -> Stammdaten und scrolle nach unten zu "Zusatzprofile".
2. Lege ein neues Profil an (z.B. "Wellness"). Jedes Profil erhält einen eigenen Rechnungsnummernkreis (z.B. WL-2026-0001), eine eigene Steuernummer und DATEV-Konten.
3. Beim Rechnungschreiben: Wähle einfach oben im Abrechnungsfenster das gewünschte Profil aus. Das System passt Nummer, Steuersatz und Briefkopf automatisch an!
4. Buchhaltung: Einnahmen und Ausgaben werden in den Auswertungen streng nach diesen Profilen getrennt aufgelistet. Perfekt für deinen Steuerberater!

60. Leistungsketten: Häufige Leistungen mit einem Klick ab Premium

Rechnest du oft die gleiche Kombination ab (z.B. Anamnese + Infusion + Beratung)? Dann speichere sie als Leistungskette – beim nächsten Mal ist die ganze Rechnung in Sekunden gefüllt.

1. Öffne Rechnung schreiben und trage die Leistungen wie gewohnt ein.
2. Klicke auf „Als Kette speichern“ und gib der Kette einen Namen (z.B. „Infusionstermin“).
3. Bei der nächsten Rechnung klickst du auf „Leistungsketten (Premium)“ und wählst die Kette aus – alle Positionen sind sofort eingetragen.
4. Im Fenster „Leistungsketten & Vorlagen“ kannst du über „Neue Kette anlegen“ auch direkt neue Ketten zusammenstellen.

Natürlich kannst du nach dem Einfügen einzelne Positionen noch anpassen oder löschen.

48. E-Mail Postfach verknüpfen

Damit du Rechnungen oder Terminerinnerungen direkt aus dem Programm verschicken kannst, verbindet sich NaturaDesk mit deinem E-Mail-Postfach. So sieht es für den Patienten aus, als hättest du ihm die E-Mail ganz normal selbst geschrieben.

1. Klicke links auf Einstellungen und oben auf den Reiter "📧 E-Mail & Kalender".
2. Trage deine normale E-Mail-Adresse ein.
3. Du musst einen sogenannten SMTP-Server angeben. Das ist quasi die Post-Adresse deines Anbieters. Unten in der Tabelle findest du, was du eintippen musst.
4. Trage den Port ein (fast immer 587).
5. Gib das Passwort für dein Postfach ein. Wichtig: Bei fast allen Anbietern wie Google, Apple, GMX oder Web.de funktioniert dein normales Passwort hier aus Sicherheitsgründen nicht mehr! Du brauchst ein "App-Passwort". Wie das geht, erfährst du im nächsten Punkt (Punkt 49).

51. Woher weiß der Patient das Passwort für seine E-Mails?

Sobald du einen Patienten ganz am Anfang in NaturaDesk anlegst (Vorname, Nachname), denkt sich das Programm automatisch ein sicheres, 8-stelliges Passwort für diesen Patienten aus (zum Beispiel: A7K9-P3X2).

Du findest dieses Passwort jederzeit in der Patientenkartei unter dem Reiter Stammdaten (runterscrollen zum Feld "Dokumenten-Passwort").

52. Wie mache ich ein Backup (Datensicherung)?

NaturaDesk merkt sich deine Daten auf deinem PC immer automatisch. Aber was passiert, wenn dein Computer kaputtgeht oder gestohlen wird? Deshalb solltest du ab und zu eine Sicherheitskopie (Backup) erstellen:

1. Öffne in NaturaDesk Einstellungen -> System & Daten.
2. Im Bereich "Daten-Sicherung" siehst du, wo die Datei gespeichert wird. Klicke auf den kleinen Knopf mit den drei Punkten "..." und wähle einen sicheren lokalen Ordner auf deinem PC (z.B. "Dokumente").
3. Klicke dann auf den großen Knopf "Jetzt Backup anlegen". Das Programm packt jetzt alles komplett zusammen.
4. Du kannst auf "Ordner öffnen" klicken, um zu sehen, dass die Datei (mit der Endung .zip) erfolgreich auf deinem PC gespeichert wurde. Sie ist natürlich sicher verschlüsselt!
5. Optional, aber wichtig: Kopiere diese Datei nun manuell in einem frei wählbaren Turnus (Wir empfehlen mindestens 1x pro Woche) auf einen USB-Stick oder eine externe Festplatte, um sie sicher getrennt vom Computer aufzubewahren.

53. Hilfe, mein Computer ist kaputt! Wie stelle ich ein Backup wieder her?

Wenn du einen ganz neuen Computer kaufen musstest, spielst du deine Daten so wieder ein:

1. Lade NaturaDesk auf dem neuen PC herunter und installiere es frisch. (Falls dein Backup auf einem USB-Stick liegt, stecke diesen jetzt ein).
2. Logge dich in NaturaDesk ein und gehe zu Einstellungen -> System & Daten.
3. Klicke auf den roten Knopf "Backup einspielen".
4. Suche in dem Fenster auf deinem PC oder USB-Stick deine Sicherungsdatei (sie hat die Endung .zip) und klicke auf "Öffnen".
5. Bestätige, dass NaturaDesk wirklich alles überschreiben soll. Das Programm lädt die alten Daten und startet sich einmal komplett neu.

54. Was ist, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

NaturaDesk verschlüsselt deine Praxisdaten sehr sicher. Wir als Entwickler können die Software nicht einfach so aufmachen, wenn du uns anrufst. Ohne das korrekte Passwort ist ein Zugriff unmöglich.

So setzt du dein Passwort zurück (wenn du die Notfall-Mail eingerichtet hast):

1. Klicke auf dem Startbildschirm (wo du normal das Passwort eingibst) auf den Text "Passwort vergessen?".
2. Tippe deine private Notfall-E-Mail-Adresse ein.
3. Das Programm rechnet kurz und schickt dir ein neues "Ersatz-Passwort" in dein E-Mail-Postfach.
4. Logge dich mit diesem Ersatz-Passwort ein und denke dir unter den "Einstellungen" bitte sofort ein neues, sicheres Passwort aus, das du dir gut merkst.

55. Verfahrensdokumentation nach GoBD (PDF)

Für Betriebsprüfungen durch das Finanzamt bist du verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen, die den sicheren und unveränderlichen Umgang mit deinen steuerrelevanten Daten belegt.

• • Druckfertiges PDF: Du kannst dieses Dokument jederzeit über die Finanzstatistiken / den Audit Trail per Klick generieren lassen.
• • Inhalt: Das Dokument beschreibt detailliert die eingesetzte Kryptografie, die Hash-Verkettung des Audit-Trails, das Stornowesen und den Umgang mit Backups. Es wird automatisch mit deinen Praxisdaten befüllt und ist direkt unterschriftsreif.

56. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Gemäß Art. 30 DSGVO musst du dokumentieren, welche externen Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten haben (z. B. Steuerberater, Webhoster, externe Abrechnungszentren).

• • NaturaDesk bietet ein spezielles Formular zur Erfassung und Verwaltung dieser Dienstleister.
• • Per Klick generierst du daraus ein rechtssicheres VVT-PDF für deine Datenschutzunterlagen.

57. Datenschutzerklärung (Wie sicher sind die Daten?)

Gesundheitsdaten sind extrem sensibel. NaturaDesk wurde so gebaut, dass du ruhig schlafen kannst und keine Datenschutzstrafen befürchten musst.

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